Autor: Alexander Haffner, Deutsche Nationalbibliothek, A.Haffner@dnb.de

Die Möglichkeiten der Generierung von Metadaten in Werkzeugen zur digitalen Dokumentenerstellung und -verarbeitung werden in einem Bericht (http://www.kim-forum.org/material/zertifizierung/dokumentenverarbeitungprozesse.htm) des DFG geförderten Projekts KIM Kompetenzzentrum Interoperable Metadaten (http://www.kim-forum.org/) untersucht. Eine Anreicherung von Dokumenteigenschaften während der Dokumentenerstellung mit einem Autorenwerkzeug kann die Auffindbarkeit digitaler Dokumente im Web und die Nachnutzung von Metadaten verbessern.

Hierzu werden Metadaten verwandt, mit deren Hilfe maschinell auf den Dokumenteninhalt, den Autor sowie Themengebiete rückgeschlossen werden kann. Der Einsatz weit verbreiteter und interoperabler Metadatenstandards für diesen Zweck ermöglicht die Interpretation der Dokumenteigenschaften durch eine Vielzahl von heterogenen Systembetreibern. Es liegt nahe, diese Metadaten bereits durch den Autor in den Dokumentenver- und -erarbeitungsprozess einfließen zu lassen, da er der entscheidende Wissensträger für die entstehende Publikation ist. Aus diesem Grund wurden drei weitverbreitete Dokumentenformate und die zugehörigen, marktführenden Autorenwerkzeuge (Microsoft Office, OpenOffice.org, Adobe Acrobat) hinsichtlich ihrer Funktionalität und ihrer Gebrauchstauglichkeit zur Integration interoperabler Metadaten in Dokumenten untersucht.

Für die Auffindbarkeit und Nutzbarkeit einer Publikation im Web ist die Qualität der Metadaten von großer Bedeutung. Der Bericht definiert Qualitätskriterien für die Integration interoperabler Metadaten in Dokumenten und ermittelt Funktionen von Autorenwerkzeugen, die für die Generierung dieser Metadaten durch einen Produzenten relevant und somit für die Auswahl des zu verwendenden Autorenwerkzeuges ausschlaggebend sind.

Die Qualitätskriterien werden ausführlich beschrieben und eine Checkliste zur Evaluation von Dokumentenformaten und Autorenwerkzeugen in Hinsicht auf ihre Eignung für die Erfassung und den Transfer von Metadaten während des Dokumentenerstellungssprozesses bereitgestellt. Diese Checkliste, in Verbindung mit dem vorliegenden Bericht, kann Auswahl und Bewertung von Autorenwerkzeugen unterstützen.

PDF/A-2 wurde als ISO-Norm 19005-2 “Document management – Electronic document file format for long-term preservation – Part 2: Use of ISO 32000-1 (PDF/A-2)” veröffentlicht. Bei PDF/A-konformen Dateien handelt es sich um PDF-Dateien, die Kriterien zur besseren Eignung für Langzeitarchivierung erfüllen. PDF/A-2 basiert dabei anders als PDF/A-1 auf PDF 1.7, was selbst als ISO 32000-1 eine Norm ist. Ein weiterer Unterschied ist die Möglichkeit in PDF/A-2, andere PDF/A-Dateien einzubetten. Wie bei ISO-Normen üblich, ersetzt 19005-2 nicht die Norm 19005-1. PDF/A-1 und PDF/A-2 werden zukünftig parallel existieren und bereits von verschiedenen Tools gleichermaßen unterstützt.

Kurz vor der Veröffentlichung steht auch PDF/A-3, das sich von PDF/A-2 nur in einem einzigen Punkt unterscheiden wird: Es können beliebige andere Dateien eingebettet werden. Da dies für verschiedene Anwendungen benötigt wird, aber eine Langzeitarchivierung für die eingebetteten Dateien nicht sicher gestellt werden kann, hat man sich zu dieser seperaten Veröffentlichung entschieden. Planungen für ein PDF/A-4 gibt es derzeit nicht.